Gérer son congélateur avec son PC et sa tablette
- Mis à jour le 6 mars 2017
La gestion du contenu d’un congélateur se prête particulièrement bien à un traitement informatique. En effet la solution du cahier et du crayon présente vite des limites lorsque l’on a un congélateur armoire ou bahut bien fourni. Il y manque des possibilités de tri ou de sélection des informations.
Lorsque j’ai décidé de passer à l’informatisation du suivi des produits contenus dans mon congélateur, je pensai trouver pléthore de solutions. Or j’ai constaté avec surprise qu’elles étaient en réalité pratiquement inexistantes ! J’ai donc décidé de construire mon propre outil, en cherchant à la fois simplicité et praticité. Pour cela il était nécessaire que l’accès aux données puisse se faire facilement depuis n’importe quel PC ou appareil mobile. C’est donc vers une solution de cloud (service de stockage à distance sur Internet) que je me suis orienté en ce qu’elle permet une consultation et une mise à jour instantanée de toute modification des informations à partir de n’importe quel appareil ou système d’exploitation.
Ce sont ces outils et cette solution que je mets à la libre disposition de tous.
Cette solution est construite à partir d’un classeur Excel au format xlsx, format reconnu par la plupart des logiciels de bureautique. Elle permet de consulter et de modifier le contenu de son congélateur à partir de n’importe quel appareil fixe ou mobile disposant d’une connexion Internet.
Plan de l'article:
- description du classeur et téléchargement
- la feuille principale
- la feuille des données de formulaire
- Utilisation en cloud
- Google drive
- OneDrive
- Création de raccourcis vers le document (Windows et Android)
- Les formats de date sous Excel OnLine
Description du classeur
Le classeur, au format Excel, se compose de deux feuilles de calcul :
- la feuille principale qui permet la gestion du contenu du congélateur ;
- la feuille contenant les données des formulaires de la feuille principale et permettant de la personnaliser si nécessaire. Toute modification de la feuille de formulaire est à effectuer avec prudence au risque de rendre invalide certaines données de la feuille principale. Toute donnée inscrite dans la limite des cadres peut être modifiée sans problème. Un élargissement de la zone des données ne devra être effectué que par des personnes expertes puisque cela entraînera une modification des zones de saisie.
Télécharger le classeur Excel « congelateur.xlsx »
Suite à la suggestion d'un visiteur du site, voici le même classeur de gestion du congélateur, intégrant une gestion des stocks. On disposera de trois colonnes supplémentaires: une colonne "Entrée" et une colonne "Sortie" pour saisir les quantités ; une colonne "Stock restant", automatiquement calculée, qui vérifie la cohérence des informations saisies (entrées supérieures ou égales aux sorties). Une alerte est affichée en cas d'erreur.
Télécharger le classeur Excel « congelateur-v2.xlsx »
N'hésitez pas à faire des remarques et des suggestions sur ce document afin de l'améliorer (formulaire accessible en cliquant sur le lien de bas de page)
La feuille principale
Le tableau peut être trié ou filtré selon le paramètre de chaque colonne. Les critères de tri ou de filtrage sont accessibles en cliquant sur la flèche située en bas à droite de la cellule de l’intitulé de la colonne.
La colonne alerte
Ne rien saisir dans cette colonne. Une croix rouge s’affiche automatiquement dès que la date de péremption s’approche de moins de 15 jours de la date du jour. Ce seuil de déclenchement de l’alerte peut être modifié en changeant le nombre de jours dans le champ « Nombre de jours précédant la péremption » de la feuille « Données de formulaire ».
ATTENTION : les cellules de cette colonne sont protégées en écriture mais pas en cas de suppression. Si le contenu d’une de ces cellules venait à être supprimé (ce qui revient en fait à supprimer la formule de calcul de la cellule), l’alerte ne fonctionnera plus pour la ligne concernée. Il faudra rétablir la formule dans la cellule en faisant un copier-coller d’une autre cellule non effacée de la même colonne.
La colonne produit
Ce champ permet de noter la description détaillée des produits placés dans le congélateur. On peut y inscrire ce que l’on veut.
La colonne nature
La saisie se fait à partir d’une liste de valeurs que l’on fait apparaître en cliquant sur la flèche située à droite de la cellule. On peut également saisir directement une valeur si l’on connaît les termes de la liste de valeurs (la validité des données est contrôlée). Les valeurs peuvent être modifiées en les changeant dans le cadre « Nature » de la feuille « Données de formulaire ». Ce champ est utile pour regrouper les produits de manière à, par exemple, rechercher un dessert, un légume, une viande...
La colonne aliment
La saisie se fait à partir d’une liste de valeurs que l’on ouvre en cliquant sur la flèche située à droite de la cellule. On peut également entrer directement une valeur si l’on connaît les termes de la liste de valeurs (la validité des données est contrôlée). Les valeurs peuvent être modifiées en les changeant dans le cadre « Aliment » de la feuille « Données de formulaire ». C’est un des champs qui permet de déterminer la date de péremption du produit. Le délai de péremption de l’aliment peut être modifié dans le tableau des aliments de la feuille « Données de formulaire ». Ces durées ont été établies à partir de la confrontation de nombreuses sources diverses obtenues sur Internet.
La colonne date d’entrée
Ce champ permet la saisie de la date du jour à laquelle le produit est mis au congélateur.
La colonne poids
Ce champ permet de saisir le poids du produit.
La colonne emplacement
La saisie se fait à partir d’une liste de valeurs que l’on ouvre en cliquant sur la flèche située à droite de la cellule. On peut également saisir directement une valeur si l’on connaît les termes de la liste de valeurs. Les valeurs peuvent être modifiées en les changeant dans le cadre « Emplacement » de la feuille « Données de formulaire ». Ce champ permet de localiser le produit dans le congélateur. Les valeurs ont été établies pour un congélateur armoire. Elles pourront être facilement modifiées pour s’adapter à d’autres types de congélateurs.
La colonne durée de conservation
Ce champ est calculé à partir des informations du tableau « Aliment » de la feuille « Données de formulaire » et ne peut être modifié directement (les cellules en sont protégées pour empêcher toute saisie). C’est un des champs qui permet de déterminer la date de péremption du produit.
ATTENTION : les cellules de cette colonne sont protégées en écriture mais pas en cas de suppression. Si le contenu d’une de ces cellules venait à être supprimé (ce qui revient en fait à supprimer la formule de calcul de la cellule), la durée de conservation du produit inscrit sur la ligne ne pourra plus être établie. Il faudra rétablir la formule dans la cellule en faisant un copier-coller d’une autre cellule non effacée de la même colonne.
La colonne date de péremption
Ce champ indique la date limite de péremption du produit. Il est calculé à partir des informations saisies dans les autres colonnes. Il peut cependant être modifié lorsque l’on range dans le congélateur un produit du commerce dont la date de péremption est indiquée sur l’emballage et ne dépend pas des informations de la feuille « Données de formulaire ».
ATTENTION : lorsque le produit est supprimé et que l’on a forcé manuellement une saisie dans ce champ (la date n’a donc pas été calculée), il faudra penser à recopier la formule de calcul en faisant un copier-coller à partir d’une cellule semblable non modifiée de la même colonne pour que la date de péremption puisse à nouveau être calculée.
La feuille des données de formulaire
Aliment et durées de conservation
Ce tableau permet de déterminer la durée de conservation en fonction du type d’aliment. Ces durées ont été établies à partir de la confrontation de nombreuses sources d’information obtenues sur Internet. Elles peuvent être modifiées. Les noms des aliments peuvent également être modifiés. La saisie de nouvelles entrées dépassant le cadre du tableau est à réserver aux experts car elle nécessitera d’opérer d’autres modifications dans la détermination des plages de validation des données.
Nature
Ce tableau définit une liste correspondant aux valeurs pouvant être saisies dans le champ « Nature » du tableau principal. Ces valeurs peuvent être modifiées. La saisie de nouvelles entrées dépassant le cadre du tableau est à réserver aux experts car elle nécessitera d’opérer d’autres modifications dans la détermination des plages de validation des données.
Emplacement
Ce tableau définit une liste de valeurs pouvant être saisies dans le champ « Emplacement » de la feuille principale. Ces valeurs peuvent être modifiées. La saisie de nouvelles entrées dépassant le cadre du tableau est à réserver aux experts car elle nécessitera d’opérer d’autres modifications dans la détermination des plages de validation des données.
Nombre de jours précédant la péremption
Cette donnée permet d’indiquer le nombre de jours précédant la date de péremption à partir duquel on souhaite être alerté. Si l’on préfère être alerté par exemple un mois avant la date de péremption, il suffit de remplacer la valeur 15 par défaut par la valeur 30.
Utilisation en cloud (service de stockage à distance sur Internet)
Si l’on souhaite pouvoir utiliser cette feuille de calcul sur différents PC ou appareils mobiles (smartphone, tablette), il faut faire appel à un service de cloud. Voici la marche à suivre dans cette hypothèse.
Avec Google Drive
Google, outre son service de cloud Google drive, met gratuitement à disposition des outils bureautiques tels que traitement de textes ou feuilles de calcul à travers Google Docs. Il est donc possible d’aboutir à une solution de gestion du contenu de son congélateur par les services de Google, mais imparfaite. En effet des fonctions essentielles comme la possibilité de tri ou de filtrage des données sont absentes des feuilles de calcul Google Sheets. C’est pourquoi cette solution ne sera pas développée ici.
Avec Office OnLine et OneDrive (SkyDrive)
Microsoft offre désormais gratuitement un accès à des outils bureautiques en ligne tels que Word et Excel par l’intermédiaire de son service Office Online. Avec cette solution la feuille de calcul proposée ici ne subit aucune altération. C’est cette solution qui a été adoptée et qui est présentée.
Quelle que soit la solution de cloud choisie, les modifications restent possibles sur un appareil mobile, mais sont difficiles dans la pratique en raison d’une lourdeur d’interface et de la taille d’affichage qui rend les opérations délicates, taille encore réduite par l’apparition du clavier virtuel dès que l’on clique sur une cellule. Un stylet fin s’avère quasiment indispensable. Cela ne posera toutefois pas de problème pour la consultation, le tri et la sélection de données. Si l’on dispose d’un clavier physique pour son appareil mobile la modification des données devient plus confortable.
Marche à suivre
Il faudra créer un compte Microsoft OneDrive (nouveau nom de SkyDrive) si l’on n’en dispose pas encore. On peut créer un compte anonyme qui ne sera utilisé que pour la gestion de son congélateur si on le souhaite.
Se connecter avec son compte Microsoft OneDrive, y importer la feuille de calcul en cliquant sur « Charger ».
Puis localiser le fichier « congelateur.xlsx » que l’on a préalablement téléchargé sur son disque dur, et valider. On peut auparavant modifier le nom du fichier si on le souhaite.
Remarque : sur un PC Windows 8, si l’on a une session avec un compte Microsoft, on peut manipuler les fichiers de son compte OneDrive encore plus simplement au sein de l’explorateur de fichiers. Il faut se rendre dans le dossier utilisateurs au nom de sa session. Dans celui-ci se trouve un sous-dossier OneDrive (ou Sky Drive). Il suffit d’y glisser un fichier pour qu’il soit automatiquement intégré à son cloud. Cette solution ne fonctionne pas avec un compte local.
Cliquer sur le fichier qui apparaît maintenant dans OneDrive. Il s’ouvre automatiquement avec Excel Online.
Se rendre dans le sous-menu « Fichier » en cliquant en haut à gauche.
Dans le menu qui apparaît, cliquer sur « Partager». Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquer sur « Partager avec d’autres personnes ».
Saisir la ou les adresses mail auxquelles on désire donner le lien d’accès au fichier (ou se l’envoyer à soi-même si l’on est seul à devoir accéder à la feuille de calcul), et cliquer sur « Les destinataires peuvent modifier le contenu ». S’assurer que les deux options « Les destinataires peuvent modifier le contenu » et « Les destinataires n’ont pas besoin d’avoir un compte Microsoft » sont proposées par défaut, sinon modifier les champs concernés pour inscrire ces options.
Cliquer enfin sur partager.
Se connecter à sa messagerie sur chacun des appareils sur lesquels on souhaite accéder à la feuille de calcul afin de localiser le lien vers la feuille de calcul au sein du message.
Le message se présente sous cette forme :
Il suffit de cliquer sur ce lien pour accéder directement à la feuille de calcul.
Créer des raccourcis vers le document
Si l’on souhaite accéder rapidement au tableau de gestion du contenu du congélateur, on peut créer un lien d’accès direct à partir du bureau ou de l’écran d’accueil.
Sur un PC Windows
Si l’on souhaite disposer d’un lien d’accès direct à la feuille de calcul à partir du bureau, procéder comme suit :
- Dans le message contenant le lien, faire un clic avec le bouton droit de la souris sur ce lien puis choisir « Copier l’adresse du lien ».
- faire un clic droit sur un espace vide du bureau Windows.
- Choisir « Nouveau » puis « raccourci » et copier le lien du raccourci dans le champ de saisie de l’emplacement de l’élément. Lui donner un nom dans la boîte de dialogue qui va s’ouvrir. Par exemple « Gestion du congélateur ».
Sur un PC linux
Il faudra se reporter au mode d’emploi précis de sa distribution Linux, la manière de procéder pouvant différer selon l’environnement de travail adopté (gnome, KDE, Xfce, LXDE…).
Sur un appareil Android
Si l’on souhaite disposer d’un raccourci pour accéder directement à la feuille de calcul à partir de l’écran d’accueil, procéder comme suit (il n'est pas certain que cette solution fonctionne avec les versions d'Android antérieures à la version 4):
En cliquant sur le lien contenu au sein du mail de OneDrive, Android demande avec quelle application l’ouvrir s’il y a plusieurs possibilités. Choisir de l’ouvrir avec le navigateur par défaut d’Android qui s’appelle « Navigateur ».
Lorsque le fichier s’est ouvert dans le navigateur, le placer dans les favoris en cliquant sur l’étoile à droite de la barre d’adresse en lui donnant le nom que l’on veut. Puis ouvrir les favoris, appuyer longuement sur ce favori jusqu’à obtenir un menu contextuel. Dans ce menu choisir « Enregistrer sur la page d’accueil » ou « Ajouter raccourci ». Un raccourci vers la feuille de calcul se créera alors sur le bureau d’Android.
Excel OnLine et les formats de date
Office online utilise par défaut les formats de date US, mm/jj/aaaa. Il ne tient pas compte des paramètres de localisation du système d’exploitation. La seule solution pour afficher les dates dans un autre format est de se connecter par l’intermédiaire d’un compte Microsoft qui, lui, sera localisé. Pour disposer de ce format de date localisé sur chaque appareil, il faudra accéder à la feuille de calcul en étant connecté à ce compte. Pour se reconnecter automatiquement à ce compte lorsqu’on ouvre la feuille de calcul, il faut cocher la case « Rester connecté » et paramétrer son navigateur afin qu’il accepte les cookies. Si le format des dates n’est toujours pas correct sous ce compte, c’est que ses paramètres de localisation sont incorrects. Voir ce tutoriel pour y remédier : http://office-watch.com/t/n.aspx?a=2070 (en anglais et localisation en Grande Bretagne, mais les illustrations sont explicites et il suffira de remplacer « United Kingdom » par le pays de son choix dans les champs appropriés).