Evernote, une seconde mémoire
- Mis à jour le 18 novembre 2015
Cela fait très longtemps (on peut parler en décennies, eh oui ! le temps passe vite !) que je rêvais d’un système de gestion intelligent des notes et documents collectés au gré de mes besoins et centres d’intérêt afin d’être en mesure de les exploiter ultérieurement.
Dans les années 90 j’avais même programmé une petite application en Delphi permettant de recueillir des notes dans une base de données, de les catégoriser et d’effectuer des recherches sur le contenu. Mais elle souffrait de nombreux défauts : les notes étaient à saisir au clavier ou par copier-coller. La plupart des documents que je collectais étaient des documents papier : articles de revues, de journaux (eh, oui ! à l’époque Internet était balbutiant) et la saisie du contenu en était long et compliqué (scanner, OCR). Mon application n’a pas résisté à l’usage.
Vint ensuite l’époque où je décidai de stocker dans des dossiers structurés de mon disque dur tous les documents retenant mon attention, en recourant à un logiciel d’indexation. Les solutions d’indexation furent d’abord difficiles à trouver avant l’avènement de solutions gratuites comme Copernic Desktop Search.
Mais cette méthode présente encore des limites : passage peu aisé par un scanner et l’OCR pour les documents papiers, consultation peu aisé des notes à travers le disque dur lorsque l’on ne fait pas une recherche sur des mots clés précis, impossibilité de lier simplement et rapidement des sources très disparates telles que des textes, des images, des enregistrements audio, des pages Web, contrainte de ne pouvoir travailler et exploiter ces données que sur un seul appareil.
Aujourd’hui il existe une solution palliant à toutes ces difficultés et permettant d’obtenir un système de gestion électronique de documents simple et abouti, Evernote: https://evernote.com/intl/fr/ . Il s’agit d’une solution globale incluant stockage et indexation dans le cloud afin de permettre l’exploitation sur n’importe quel appareil.
Evernote pour Desktop Windows
Evernote pour Android
Evernote est en mesure de stocker très simplement des notes contenant tous types de documents, soit directement dans la note, soit sous forme de pièces jointes, et sous n’importe quel format: documents textes bien sûr, mais aussi images, vidéos, enregistrements audio, pages Web. Plus fort, Evernote est en mesure d’indexer le texte contenu au sein des images sans que l’on ait besoin de passer par un OCR (logiciel de reconnaissance optique de caractères). Avec les smartphones et tablettes il est ainsi aisé de photographier n’importe où n’importe quand un document intéressant et de l’intégrer aussitôt dans une note ; son contenu sera automatiquement indexé.
Les notes peuvent être rangées dans des carnets de notes pouvant eux-mêmes être regroupés en piles. On peut également adjoindre à chaque note autant d’étiquettes que l’on veut. Il est ainsi très aisé de naviguer parmi les notes selon de nombreux critères : carnet de notes, étiquettes, date d’ajout…, et bien sûr de faire une recherche sur les contenus. Les fonctionnalités proposées sont nombreuses.
De par son fonctionnement en cloud et ses applications développées pour presque tous les systèmes d’exploitation (tous les systèmes mobiles, Mac, Windows… il ne manque que Linux à l’appel), Evernote est utilisable à partir de n’importe quel appareil connecté. Mais on peut également accéder à son compte et ses notes depuis un navigateur Internet. Evernote se décline maintenant en trois formules. La formule Basic, gratuite, suffira généralement aux besoins occasionnels. Elle est limitée à 60 Mo de stockage par mois (le compteur est remis à 0 chaque mois et l’on ne perd pas les données déjà stockées) et ne permet pas le stockage des carnets de notes hors ligne sur les appareils mobiles. Deux autres offres, la Plus et la Premium, permettent d'obtenir des capacités de stockage mensuelles plus importantes, et offrent des fonctionnalités supplémentaires, dépendant de l'offre, telles que l'exploitation des données hors ligne, l'indexation du contenu des pièces jointes, l'annotation de pdf, le partage de carnets de notes, le retour à des versions antérieures des notes... On en trouvera un tableau comparatif ici: https://help.evernote.com...
La pérennité des données
Lorsque l’on confie ses données à un service extérieur se pose inévitablement la question de la conservation de ces données sur le plus ou moins long terme. Un service extérieur soumis aux lois économiques peut être amené à disparaître. Même si cela est peu probable compte-tenu des règles mises en place en matière de duplication des données par les services de cloud, une défaillance informatique reste également du domaine du possible. Peuvent également se poser des problèmes d’accès au compte : perte, subtilisation et modification des accès.
Evernote permet l’exportation des données en différents formats. Un format propre à Evernote, .enex (qui est un format ouvert puisqu’il s’agit d’un format xml, format texte), d’archive Web, et également de pages Web individuelles ou de pages Web hiérarchisées. On dispose donc de la garantie de pouvoir conserver et exploiter ses notes si le service venait à disparaître ou à défaillir.
La sécurité des données
Dès que l’on confie ses données à une société tierce, il faut admettre que leur confidentialité ne peut être assurée. Les failles peuvent se situer à plusieurs niveaux : au niveau du tiers qui assure la gestion des données et à la bonne foi duquel on n’a pas d’autre choix que de se fier, ou par intrusion externe dans le système par des hackers ou même des structures gouvernementales (l’affaire Snowden est là pour nous le rappeler).
Autrement dit, que ce soit sur Evernote ou sur n’importe quel autre système de stockage en cloud, il conviendra de ne pas y transférer de données que l’on souhaite absolument garder confidentielles.
Quelques outils complémentaires pour tirer pleinement partie d’Evernote
Sous Windows
Sous Windows Evernote se décline en deux applications, Evernote Touch pour Modern UI et Evernote Desktop pour le bureau. La plus complète et ergonomique est la version Desktop si l’on n’est pas sur appareil mobile.
Quelques extensions pour Firefox ou Chrome s’avèrent particulièrement utiles:
- Clearly permet de nettoyer les pages Web afin de ne conserver que le corps des articles. http://evernote...clearly/
- Evernote Web Clipper permet d’insérer directement une page Web complète dans une note. https://evernote...webclipper/
- Pocket : outre la possibilité de mettre de côté une page Web dans le cloud pour la consulter plus tard sur différents appareils, Clearly offre également une fonction de nettoyage de la page ainsi que la possibilité de l’insérer directement dans une note d’Evernote. C’est un équivalent de Clearly avec des fonctions supplémentaires. https://getpocket.com/
Sous Android
Photo Editor est un éditeur d’images. Il permettra de découper une partie d’image (copie d’écran ou photo par exemple) avant de l’intégrer dans une note d’Evernote. https://play.google.../photo.editor...
Clever Clip permet de nettoyer le contenu d’une page Web afin de ne conserver que le contenu des articles (c’est un équivalent de Clearly sous Windows). https://play.google.../cleverclip.lite
Pocket, qui vient d’être présentée dans la section consacrée aux outils sous Windows.
YouCam Snap permet de photographier tout type d’écrit en offrant des fonctionnalités inédites. L’application corrige les effets de perspective, sélectionne automatiquement la zone contenant du texte, permet d’en améliorer le contraste afin de le rendre plus lisible. La zone utile peut être redimensionnée à son gré. https://play.google.../yousnap...
Si, comme moi, vous avez de nombreux centres d’intérêts, une mauvaise mémoire et le souci de pouvoir exploiter vos notes dans le futur, Evernote vous paraîtra vite indispensable !
Astuces
Avec l’offre gratuite l’indexation du texte contenu dans les images est possible. Il est donc préférable d’éviter les documents au format pdf qui ne sont indexés qu’avec l’offre premium en faisant des copies d’écran des pages du document avant de les insérer dans les notes, ou alors en enregistrant son document pdf sous formes d’images séparées avant de les insérer dans une note.
Avec un appareil sous Android, tout au moins depuis la version 4, la capture d'écran se fait très facilement, généralement en appuyant simultanément sur la touche de marche-arrêt de l'appareil et la touche volume du côté permettant de baisser le niveau du son. Sur les Samsung Galaxy il faut appuyer simultanément sur la touche marche-arrêt et le bouton home. Il peut y avoir quelques variantes selon les appareils. Un troisième combinaison possible est l'appui simultané sur la touche marche-arrêt et le bouton home.
Si l'on souhaite insérer plusieurs copies d'écran dans une même note (plusieurs pages d'un magazine par exemple), l'application de gestion des images proposée par défaut, "Galerie", est peu pratique. En effet, lorsque l'on sélectionne plusieurs images pour ensuite les insérer dans une note, l'ordre obtenu est aléatoire, ce qui est ennuyeux pour des pages de magazine qui se suivent, et l'on est contraint d'insérer les pages une à une en faisant des allers-retours entre Evernote et la galerie. L'application de gestion d'images QickPic résoudra ce problème en conservant dans les notes l'ordre dans lequel les copies d'écran ont été faites.
Insérer des images plutôt que des pdf offre d’autres avantages. Sous Windows, Evernote ouvre automatiquement un lecteur pdf intégré au logiciel afin de voir le contenu du document, ce qui n’est pas le cas sous Android où le pdf n’apparaît pas directement dans la note mais sous forme de nom de fichier qu’il faut ouvrir pour accéder au contenu. C’est donc moins confortable.